Regulamin ProjektOK

1. Usługodawca i kontakt

ProjektOK, dostępny pod adresem https://projektok.pl, prowadzi I.M. Iwona Romanowska, NIP 6692412123, REGON 321512987, ul. Cylkowskiego 35, 81-465 Gdynia. Pomoc, błędy, pomysły, reklamacje i sprawy danych: pomoc@projektok.pl. Kontakt ogólny i współpraca: hello@projektok.pl, telefon 733 383 143. Reklamacje i zgłoszenia dotyczące danych można przesyłać na wskazany adres e-mail lub adres pocztowy. Skrzynka jest aktywna i obsługiwana przez home.pl. Działalność jest wpisana do CEIDG.

Regulamin jest dostępny bezpłatnie przed rejestracją i zakupem. Można go pobrać i zapisać. Cennik i potwierdzenie konkretnego zamówienia określają zakupiony zakres usługi.

2. Co oferuje ProjektOK

ProjektOK jest usługą cyfrową do współpracy nad projektami graficznymi. Użytkownik konta tworzy zlecenia, wgrywa wersje grafiki i udostępnia klientowi link. Klient bez rejestracji może przeglądać udostępnione sekcje i pobierać dostępne pliki. Dopóki zlecenie nie zostało zakończone, może także komentować, zaznaczać uwagi na grafice, dołączać wzory, wskazywać wersję do poprawki, akceptować kilka wersji oraz cofać pojedyncze akceptacje, w zakresie sekcji udostępnionych przez grafika.

Zlecenie oznacza jedno konkretne zamówienie klienta utworzone w panelu, obejmujące uzgodniony zakres, jego wersje i poprawki, np. projekt logo. Jedno nowe zlecenie zużywa jeden dostępny kredyt. Wersje, uwagi i decyzje nie zużywają kolejnych kredytów. Kredyt jest zużywany przy utworzeniu zlecenia, niezależnie od późniejszej decyzji klienta. Zużycie zlecenia jest zapisane w osobnym rejestrze i nie jest cofane przy usuwaniu plików ani zlecenia. Jedno zlecenie jest przypisane do jednego klienta i jednego zamówienia. Odrębne zamówienie, np. późniejsze zamówienie ulotki po projekcie logo, wymaga nowego zlecenia również wtedy, gdy składa je ten sam klient. Przed udostępnieniem należy podać e-mail klienta; po udostępnieniu odbiorcy nie można zmienić. Nowy klient lub odrębny projekt wymaga nowego zlecenia. Poprawki w ramach tego samego zamówienia można dodawać jako kolejne wersje bez kolejnego kredytu, również po cofnięciu akceptacji, do czasu zakończenia zlecenia. Wersji wcześniej zaakceptowanej nie można usuwać pojedynczo; plik i historia decyzji pozostają w zleceniu do usunięcia całego zlecenia lub zakończenia konta.

Prywatny kalendarz właściciela konta łączy terminy zleceń z własnymi zadaniami, spotkaniami i notatkami. Własne wpisy nie zużywają limitu zleceń i nie są udostępniane klientom przez link projektu. Przypomnienia kalendarza działają w panelu; wysyłka przypomnień e-mail nie jest jeszcze uruchomiona. ProjektOK nie jest stroną umowy między grafikiem a klientem. Ich ustalenia dotyczące wynagrodzenia, zakresu poprawek, praw autorskich i skutków akceptacji wymagają odrębnego uzgodnienia. Podpis klienta jest deklarowany przez osobę korzystającą z linku; aplikacja nie weryfikuje jej tożsamości ani umocowania. Akceptacja nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Powiadomienia e-mail dla grafika o działaniach klienta są domyślnie łączone w podsumowanie przy zleceniu. Planowana wysyłka następuje około 15 minut po ostatnim działaniu, z możliwym opóźnieniem dostawcy poczty; kolejne działanie aktualizuje treść i przesuwa termin. Podsumowanie zawiera liczbę nowych uwag, oznaczeń i materiałów oraz ostatni zapisany stan decyzji. Panel pokazuje zmiany od razu. Grafik może wybrać „Tylko w panelu”; nie wyłącza to wiadomości z linkiem do zlecenia, kodów konta grafika, informacji o płatnościach i utrzymaniu konta. Wiadomość już przekazana do doręczenia może jeszcze dotrzeć.

Właściciel konta może przenieść zlecenie do archiwum i przywrócić je do aktywnych. Archiwizacja nie usuwa plików, uwag, akceptacji ani historii, nie zwraca kredytu i nie zwalnia miejsca. Link klienta pozostaje aktywny do jego wygaśnięcia lub wyłączenia. Zarchiwizowane, ale niezakończone zlecenie nadal może otrzymywać odpowiedzi, widoczne w powiadomieniach. Przywrócenie z archiwum nie cofa zakończenia zlecenia. Terminy zarchiwizowanych zleceń znikają z aktywnego kalendarza i eksportu do Google, a automatyczne przypomnienia o terminach tych zleceń są wstrzymane do przywrócenia. Prywatne wpisy kalendarza pozostają zapisane.

2a. Przypisanie klienta i zakończenie zlecenia

Przed pierwszym udostępnieniem grafik sprawdza adres e-mail klienta. Po udostępnieniu zlecenie jest na stałe przypisane do odbiorcy i adresu nie można podmienić. Kłódka i opis przy danych klienta informują o blokadzie. W starszym zleceniu z przypisanym klientem, ale bez e-maila, można jednorazowo uzupełnić brakujący adres. Przypisanie adresu nie jest weryfikacją tożsamości osoby korzystającej z prywatnego linku.

Grafik może zakończyć zlecenie przyciskiem „Zakończ zlecenie”, po odrębnym potwierdzeniu skutków. Operacja nie jest wykonywana automatycznie po akceptacji grafiki. Zakończonego zlecenia nie można ponownie otworzyć do edycji. Przed zakończeniem należy dokończyć lub anulować przesyłanie plików końcowych oraz udostępnić materiały, które mają pozostać dostępne klientowi.

Po zakończeniu właściciel i klient zachowują podgląd, historię oraz pobieranie wcześniej dostępnych materiałów w granicach swoich uprawnień. Klient widzi tylko wcześniej udostępnione sekcje i pliki, pod aktywnym linkiem. Nie można dodawać nowych wersji, materiałów, uwag, oznaczeń ani odpowiedzi do briefu, podejmować lub cofać decyzji, tworzyć lub zmieniać wycen, edytować planu i ustawień ani usuwać pojedynczych plików. Automatyczne przypomnienia o odpowiedzi i ważności wyceny są wstrzymane. Wiadomość przekazana już wcześniej do doręczenia może jeszcze dotrzeć.

Zakończenie nie usuwa zlecenia ani plików, nie zwalnia miejsca, nie zwraca kredytu i nie przedłuża ważności linku. Grafik może odnowić lub unieważnić link, archiwizować zlecenie i przywrócić je z archiwum bez otwierania do edycji, pobrać dostępne eksporty oraz trwale usunąć całe zlecenie przez osobną funkcję z potwierdzeniem. Podsumowanie PDF wymaga aktywnego Premium. Przechowywanie materiałów nadal podlega zasadom utrzymywania i zakończenia konta; zakończenie zlecenia nie oznacza bezterminowego archiwum.

Status zakończenia służy organizacji pracy w aplikacji. Sam w sobie nie oznacza prawnego rozliczenia umowy grafika z klientem, zrzeczenia się roszczeń, utraty prawa do reklamacji ani przeniesienia praw autorskich. Dalsze uzgodnienia stron i ich obowiązki wynikające z prawa pozostają w mocy. Nowe, odrębne zamówienie wymaga nowego zlecenia, także dla tego samego klienta.

3. Konto i wymagania techniczne

Do korzystania potrzebne są internet, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript i cookies niezbędne do logowania. Konto zakłada osoba pełnoletnia albo upoważniony przedstawiciel firmy, podając nazwę pracowni, e-mail i hasło od 12 do 128 znaków oraz akceptując regulamin. Nowe konto wymaga potwierdzenia adresu e-mail jednorazowym kodem przed otwarciem pracowni. Przeglądanie strony i poradników nie wymaga konta.

Hasło należy chronić. Kod potwierdzenia adresu i kod do zmiany hasła wysyłamy na adres konta przez Brevo. Kod ma 6 cyfr, jest ważny 15 minut i działa tylko raz; liczba prób jest ograniczona. Nowy kod unieważnia poprzedni dla tej operacji. Opcja „Nie pamiętam hasła” pozwala ustawić nowe hasło po potwierdzeniu kodu z poczty. Zmiana hasła przez e-mail unieważnia wcześniejsze sesje logowania oraz dawny kod awaryjny. Starsze konta zachowują dostęp, a w panelu mogą potwierdzić adres. Dawny kod awaryjny pozostaje dodatkową opcją odzyskania starszego konta do czasu jego wykorzystania lub unieważnienia. Nie należy przekazywać kodów innym osobom.

Dostęp klienta jest autoryzowany prywatnym linkiem z losowym tokenem. Grafik może wysłać ten link bezpośrednio na e-mail klienta zapisany w zleceniu. Klient otwiera zaznaczone sekcje bez rejestracji i bez wpisywania kodu. Każda osoba posiadająca aktywny link może z niego skorzystać, również po przekazaniu wiadomości; wysłanie linku na e-mail nie stanowi weryfikacji tożsamości osoby korzystającej. Nie należy publikować linku ani przekazywać go osobom spoza zlecenia. W niezakończonym zleceniu właściciel konta może zmieniać widoczność sekcji. Może też unieważnić lub zmienić link, również po zakończeniu zlecenia; link jest ważny przez 30 dni od utworzenia lub odnowienia. Ukrycie lub wyłączenie dostępu nie usuwa kopii wcześniej pobranych przez odbiorcę.

3b. Bezpieczeństwo kodów konta

W bazie aplikacji zapisujemy zabezpieczony skrót kodu, jego cel, czas ważności i liczbę prób, a nie jego jawną wartość. W historii wysyłek zapisujemy adres, rodzaj wiadomości i wynik wysyłki bez kodu. Kod jest przekazywany dostawcy Brevo jako część e-maila. Potwierdzenie adresu dowodzi dostępu do skrzynki, nie stanowi weryfikacji tożsamości ani umocowania osoby.

3c. Grafiki do oceny i wspólne miejsce na pliki

Nowe wersje grafiki do oceny przyjmujemy z pliku PNG, JPG lub WebP do 25 MiB (w interfejsie: MB), do 80 megapikseli. Przed wysyłką aplikacja przygotowuje kopię do maksymalnie 2560 pikseli na dłuższym boku i 5 MiB. Zachowuje proporcje i przezroczystość, nie powiększa małych plików. Jeżeli plik już spełnia limity, nie jest ponownie kodowany. Preferowany jest zapis PNG; gdy jest za duży, stosowany jest WebP wysokiej jakości. Zmiana liczby pikseli i kompresja stratna nie są matematycznie bezstratne. Jeśli nie można uzyskać dopuszczalnego podglądu przy przyjętej wysokiej jakości, wgrywanie jest odrzucane z prośbą o lżejszy plik. Podgląd nie zastępuje oryginału do druku.

Limit 5 MiB obejmuje osobno wersję do oceny i jej podgląd ze znakiem wodnym. Do 30 wersji jest dozwolonych w zleceniu, w ramach wspólnego limitu konta; liczba kredytów nie gwarantuje miejsca na maksymalną liczbę plików każdej wielkości. Dotychczasowe pliki nie są automatycznie zmniejszane. Plików końcowych do 100 MiB, PDF ani pozostałych materiałów źródłowych nie kompresujemy tym mechanizmem; liczą się do miejsca w swoim rzeczywistym rozmiarze.

Panel pokazuje wykorzystane miejsce i aktualny limit, ostrzega od 80% i 90%, a po osiągnięciu limitu blokuje kolejne pliki przekraczające go. W limit wliczamy grafiki, podglądy ze znakiem wodnym, materiały klienta i briefu, pliki końcowe oraz logo i tło pracowni. Kolejne odnowienia nie mnożą pojemności. Dla limitów planu GB oznacza 1024³ bajtów, a MB 1024² bajtów. Zapisane pliki pozostają dostępne do oglądania, pobrania i usunięcia także po zmniejszeniu aktualnego limitu wskutek wygaśnięcia planu. Zwolnienie miejsca wymaga usunięcia plików lub zleceń i nie przywraca zużytych kredytów.

4. Wersja próbna i pakiety

Wersja próbna obejmuje jednorazowo 5 bezpłatnych nowych zleceń na konto i 500 MB miejsca. Nie odnawia się automatycznie i nie wymaga karty.

Pakiet Start kosztuje 49 zł jednorazowo i dodaje 10 kredytów oraz limit 2 GB. Pakiet Studio kosztuje 99 zł jednorazowo i dodaje 25 kredytów oraz limit 5 GB. Jednorazowy plan Premium kosztuje 199 zł, dodaje 50 kredytów, a przez 30 dni zapewnia limit 50 GB, priorytetową pomoc i funkcje własnej marki. Kredyty z zakupów jednorazowych sumują się i nie mają terminu ważności podczas utrzymywania konta; zakończenie okresu funkcji Premium nie usuwa tych kredytów.

Funkcje własnej marki Premium pozwalają ustawić nazwę pracowni, logo, kolor przewodni, krótki opis i dane kontaktowe widoczne w przestrzeni klienta, wybrać tło przestrzeni klienta (kolor lub własną grafikę), utworzyć link zawierający nazwę pracowni i klienta oraz ukryć podpis „Obsługiwane przez ProjektOK”. Użytkownik odpowiada za prawo do używania przesłanego logo, nazwy i pozostałych elementów marki. Informacje wymagane prawem, w tym linki do dokumentów ProjektOK, mogą pozostać dostępne niezależnie od ustawień marki.

Każdy publiczny pakiet może być kupiony z automatycznym odnawianiem, jeśli płatności cykliczne są dostępne. Ceny cykliczne wynoszą: Start 39 zł miesięcznie i 10 kredytów na miesiąc, Studio 79 zł miesięcznie i 25 kredytów na miesiąc, Premium 169 zł miesięcznie i 50 kredytów na miesiąc.

Limit miejsca z jednorazowego pakietu Start lub Studio pozostaje na koncie. Limit miejsca przypisany do pakietu cyklicznego obowiązuje tylko do końca opłaconego okresu. Limit 50 GB Premium obowiązuje wyłącznie podczas aktywnego okresu Premium. Po obniżeniu limitu istniejące pliki pozostają dostępne, ale kolejne wgrywanie jest blokowane, jeżeli zajętość przekracza aktualny limit.

W pakiecie cyklicznym niewykorzystane kredyty przechodzą na kolejne miesiące wyłącznie podczas nieprzerwanego trwania abonamentu. Łączna pula abonamentowa jest ograniczona do trzech miesięcznych pul: Start 30 kredytów, Studio 75 kredytów, Premium 150 kredytów. Kredyty ponad ten limit nie są dopisywane. Przy tworzeniu nowego zlecenia aplikacja wykorzystuje najpierw bezpłatną pulę próbną, następnie kredyty abonamentowe, a później kredyty kupione jednorazowo.

Miesiąc jest liczony od potwierdzenia pierwszej płatności do odpowiedniego dnia następnego miesiąca, a jeżeli tego dnia nie ma — do ostatniego dnia tego miesiąca. Ceny są końcowe, w PLN. Po zakończeniu Premium zapisane ustawienia marki i materiały nie są automatycznie usuwane, lecz przestrzeń klienta wraca do standardowego wyglądu, a przekroczenie aktualnego limitu miejsca blokuje kolejne wgrywanie.

4a. Prywatny kalendarz pracowni

Kalendarz jest dostępny dla zalogowanego właściciela konta we wszystkich pakietach oraz w wersji bezpłatnej. Terminy realizacji zleceń i oczekiwanych odpowiedzi klientów są pobierane ze zleceń i aktualizowane po zmianie ich ustawień. Kliknięcie terminu pozwala otworzyć powiązane zlecenie.

Właściciel może tworzyć, edytować i usuwać własne zadania, spotkania i notatki, zapisywać datę oraz opcjonalną godzinę, a także oznaczać wpisy jako wykonane. Wpis może być niezależny albo powiązany ze zleceniem. Dostępny jest widok miesiąca i lista najbliższych 7 dni. Własne wpisy nie zużywają limitu zleceń; limit wynosi 2000 własnych wpisów na konto.

Własne wpisy i notatki kalendarza są prywatne. Klient widzi wyłącznie dotyczące go terminy udostępnionego zlecenia, bez dostępu do prywatnego kalendarza pracowni.

Przypomnienia są wyświetlane w panelu po jego otwarciu. Dla własnych wpisów można wybrać przypomnienie w terminie, godzinę wcześniej, dzień wcześniej albo brak przypomnienia. Wpisy bez godziny są dla przypomnień traktowane jako przypadające na 09:00. Terminy zleceń mają przypomnienie dzień wcześniej o 09:00. Godziny są obliczane w strefie Europe/Warsaw. Wysyłka przypomnień e-mail i powiadomienia poza otwartym panelem nie są jeszcze aktywne.

4b. Cennik pracowni i wyceny zleceń

We wszystkich pakietach i w wersji próbnej właściciel konta może utworzyć prywatny cennik do 100 usług z kategoriami, opisem, jednostką i ceną końcową w PLN, stałą lub oznaczoną jako „od”. Opcjonalny link pokazuje wybrane usługi i nazwę pracowni osobom posiadającym link. Zapisuje aktualny zestaw cen; zmiana katalogu nie aktualizuje go. Nowy link unieważnia poprzedni. Link można także wycofać.

Zlecenie może mieć do 100 wersji wyceny, po maksymalnie 30 pozycji. Wycena zawiera ustalone ceny końcowe, ilości, rabat kwotowy, opcjonalną zaliczkę, ważność, termin realizacji, tury poprawek i dodatkowe warunki. Tworzenie i udostępnianie wycen oraz decyzje klienta są możliwe do zakończenia zlecenia; później zachowany jest ich podgląd i historia. Nie zużywa dodatkowych kredytów zlecenia. Zapisane ceny są niezależne od późniejszych zmian lub usunięcia usług w katalogu. Zmiana wyceny wymaga nowej wersji.

Szkic wyceny jest prywatny. Udostępnienie wymaga aktywnego linku zlecenia i przypisanego e-maila klienta; klient otwiera prywatny link z e-maila bez kodu. Nowa udostępniona wersja wycofuje poprzednią oczekującą, zachowując historię. Przed upływem ważności klient może zaakceptować wycenę albo poprosić o zmianę. Zapisujemy wersję, podany podpis (imię lub nazwę firmy) oraz datę decyzji. Zaakceptowanej wyceny nie można podmienić ani wycofać przez ten moduł. Nowe ustalenia wymagają nowej wersji i odrębnej decyzji. Akceptacja wyceny jest niezależna od akceptacji grafiki.

Cennik i wyceny dotyczą usług oferowanych przez właściciela konta jego klientom. ProjektOK nie jest stroną tych ustaleń, nie pobiera zaliczek ani płatności za usługi pracowni i nie wystawia za nie faktur. Grafik odpowiada za ceny, informacje o podatkach, warunki swojej oferty i zgodność swoich usług z prawem. Rozliczenie odbywa się bezpośrednio pomiędzy grafikiem a klientem. Liczba tur poprawek jest zapisaną informacją o ustaleniach; aplikacja nie liczy automatycznie wykorzystanych tur i nie blokuje kolejnych uwag po przekroczeniu uzgodnionej liczby.

4c. Warsztat Premium

Aktywne Premium umożliwia korzystanie z 12 szablonów zleceń i zakresów wycen, edytowanego briefu klienta, etapów pracy, przypomnień, podsumowania PDF oraz osobnego przekazania plików końcowych. Szablony zawierają przykładowy zakres i proponowane terminy, lecz nie narzucają cen; użytkownik dopasowuje je do konkretnego zlecenia. Utworzenie zlecenia z szablonu zużywa jeden kredyt, tak jak zlecenie puste.

Grafik wybiera pytania do briefu i decyduje o jego udostępnieniu. Klient odpowiada pod aktywnym prywatnym linkiem, bez rejestracji i bez kodu, do czasu zakończenia zlecenia. Zapisujemy do 50 wersji odpowiedzi z pytaniami obowiązującymi w chwili wysłania. Do briefu można dołączyć do 10 materiałów PNG, JPG, WebP lub PDF po 25 MB, również przed dodaniem pierwszej wersji grafiki.

Przypomnienia o terminie odpowiedzi lub ważności udostępnionej wyceny są domyślnie wyłączone. Grafik może włączyć je osobno przy zleceniu i wybrać 1, 2 albo 3 dni przed terminem. Przetwarzanie odbywa się raz dziennie około 9:00 czasu polskiego i wymaga aktywnego Premium oraz aktywnego linku i adresu klienta. Dla jednego terminu lub jednej wersji wyceny wysyłamy najwyżej jedną wiadomość. Wysyłka zależy od dostępności systemu i dostawcy poczty; po błędzie nie ponawiamy jej automatycznie. Przypomnienia dotyczą współpracy przy zleceniu, a nie marketingu. Nie zastępują kontroli terminów przez grafika.

Pliki końcowe mogą obejmować ZIP, PDF, PSD, AI, EPS, SVG, INDD, IDML, PNG, JPG, WebP, TIFF i TXT: do 20 plików po 100 MB na zlecenie w ramach miejsca konta. Wgrywanie i udostępnianie wymaga aktywnego Premium. Plik jest początkowo prywatny; grafik osobno udostępnia go klientowi i może wycofać dostęp. Nie można cofnąć kopii już pobranych. Nie rozpakowujemy ZIP ani nie kontrolujemy rozliczenia między grafikiem i klientem.

Po zakończeniu Premium zapisany brief, odpowiedzi i wcześniej udostępnione pliki pozostają dostępne w ramach aktywnego linku. Do czasu zakończenia zlecenia klient może nadal uzupełniać wcześniej udostępniony brief, a grafik może wycofać udostępnienie i usuwać własne pliki końcowe. Po zakończeniu zlecenia pozostaje podgląd oraz pobieranie dostępnych materiałów; nie można edytować briefu, dodawać ani usuwać pojedynczych plików. Pozostaje możliwość usunięcia całego zlecenia. Edycja planu, nowe udostępnienia, wgrywanie plików końcowych i generowanie PDF wymagają aktywnego Premium. Podsumowanie PDF jest dokumentem informacyjnym, nie fakturą ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

5. Zakup i odnawianie

Jeśli zakupy są oznaczone jako będące w przygotowaniu, nie można zawrzeć płatnej umowy przez aplikację. Po uruchomieniu zakupów użytkownik wybiera pakiet, sprawdza cenę i sposób odnawiania, akceptuje regulamin i składa zamówienie przyciskiem „Kupuję i płacę”. Przyjęcie zamówienia przez aplikację zawiera umowę wybranego pakietu, a jego aktywacja wymaga potwierdzonej płatności.

Płatność obsługuje PayU. Powrót ze strony płatności nie jest potwierdzeniem wpłaty. Usługę dostarczamy elektronicznie przez aktywację pakietu na koncie, bez wysyłki fizycznej i bez kosztów dostawy. Aktywacja następuje automatycznie po otrzymaniu potwierdzenia skutecznej płatności od PayU, najpóźniej w ciągu 1 doby od otrzymania tego potwierdzenia. Jeśli pakiet nie jest aktywny po tym terminie, należy zgłosić problem na pomoc@projektok.pl. Nieudana lub anulowana płatność nie daje dostępu. ProjektOK nie przyjmuje bezpośrednio numeru karty ani kodu CVV.

Odnawianie cykliczne wymaga odrębnej, niezaznaczonej domyślnie zgody na pobieranie widocznej przy wybranym pakiecie kwoty co miesiąc. Można je wyłączyć w panelu przed rozpoczęciem kolejnej opłaty albo kontaktując się z usługodawcą z odpowiednim wyprzedzeniem. Wyłączenie działa na koniec już opłaconego okresu: do tego dnia można wykorzystywać kredyty abonamentowe i funkcje Premium, a potem niewykorzystana pula abonamentowa oraz funkcje okresowe wygasają. Kredyty kupione jednorazowo pozostają na koncie i nie są objęte tym wygaśnięciem. Zakup jednorazowy nie odnawia się sam.

Nieudane odnowienie nie uruchamia automatycznego wielokrotnego ponawiania obciążeń. Użytkownik może sprawdzić status w panelu i skontaktować się z obsługą. W razie niejasnego statusu rozpoczętej płatności należy wyjaśnić ją przed kolejnym zakupem.

Po uruchomieniu sprzedaży usługodawca przekazuje potwierdzenie zawarcia płatnej umowy i jej warunki na trwałym nośniku, np. e-mailem. Historia w panelu ułatwia sprawdzenie statusu, ale nie zastępuje takiego potwierdzenia.

6. Pliki, materiały i bezpieczne korzystanie

Prywatny kalendarz może zawierać do 2000 własnych wpisów na konto. Projekt może zawierać maksymalnie 30 wersji. Grafiki projektowe: PNG, JPG lub WebP. Wzory klienta: PNG, JPG, WebP lub PDF, maksymalnie 10 przy jednej wersji. Nowe materiały można dodawać wyłącznie przed zakończeniem zlecenia. Plik wejściowy wersji projektu może mieć do 25 MB; zapisujemy przygotowaną kopię do 2560 px i 5 MB zgodnie z punktem 3c. Plik wzorcowy klienta może mieć do 25 MB i nie jest automatycznie zmniejszany. Przy jednej wersji można zapisać do 100 zestawów oznaczeń. Logo marki i plik własnego znaku wodnego mają osobny limit 2 MB. Grafika tła Premium może mieć format PNG, JPG lub WebP i rozmiar do 5 MB; jest wliczana do miejsca konta. Wyświetlamy ją jako tło dopasowane i kadrowane do ekranu, bez zmiany oryginałów projektów. Kolor lub standardowe tło nie usuwają zapisanego pliku; można usunąć go osobnym poleceniem. Po wygaśnięciu Premium zapisane tło przestaje być wyświetlane, ale plik pozostaje na koncie i nadal zajmuje miejsce, dopóki nie zostanie usunięty. W aplikacji 1 MB oznacza 1 048 576 bajtów, a 1 GB — 1 073 741 824 bajty. Pliki grafika i klienta zużywają wspólną przestrzeń konta grafika.

Wgrywający zachowuje prawa do materiałów i musi mieć prawo do ich udostępnienia. Zezwala usługodawcy na zapis, wyświetlanie i udostępnianie materiałów wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania usługi oraz korzystania z dostawców hostingu. Samo wgranie ani akceptacja projektu nie przenoszą praw autorskich.

Zakazane są treści bezprawne, naruszanie praw innych osób, złośliwe pliki, próby obchodzenia limitów i nieuprawnionego dostępu. Nie wolno wgrywać numerów kart, kodów CVV, dokumentacji medycznej ani danych szczególnych kategorii, np. o zdrowiu. Należy ograniczać dane klientów do niezbędnych dla współpracy.

Zgłoszenie bezprawnej treści lub naruszenia bezpieczeństwa można wysłać na pomoc@projektok.pl, wskazując materiał lub zlecenie i przyczynę. Nie należy przesyłać haseł ani kodów odzyskiwania. Usługodawca może proporcjonalnie ograniczyć dostęp do zakwestionowanej treści lub konta w celu ochrony bezpieczeństwa albo wykonania obowiązku prawnego. Informuje o przyczynie i sposobie zakwestionowania decyzji, chyba że prawo zabrania takiej informacji.

6a. Opcjonalne znaki wodne

W niezakończonym zleceniu grafik wybiera, czy dodać znak wodny do nowych plików albo konkretnej wersji, która nie była wcześniej zaakceptowana. W Start, Studio i wersji bezpłatnej dostępny jest znak ProjektOK. Podczas aktywnego okresu Premium można użyć własnego tekstu albo logo. Plik własnego znaku może mieć format PNG, JPG lub WebP i rozmiar do 2 MB.

Oryginał pliku pozostaje dostępny właścicielowi konta. Klient otrzymuje podgląd z trwale naniesionym znakiem wodnym, przygotowany w rozdzielczości do 2200 pikseli na dłuższym boku. Właściciel może regulować widoczność znaku w zakresie 12–30%. Oryginał i dodatkowy podgląd wspólnie zużywają miejsce konta. Jeżeli przygotowanie podglądu się nie powiedzie, klient nie otrzyma nieoznaczonego oryginału; grafik musi dokończyć konfigurację lub wyłączyć znak.

Wersji wcześniej zaakceptowanej, również po cofnięciu akceptacji, nie można zmieniać, w tym dodawać lub usuwać jej znaku wodnego. Przygotowane podglądy z własnym znakiem nie są automatycznie zmieniane po zakończeniu Premium; tworzenie lub zmiana własnego znaku wymaga aktywnego Premium. Znak wodny nie uniemożliwia zrobienia zrzutu ekranu i nie stanowi gwarancji ochrony przed kopiowaniem.

7. Dostępność, zakończenie umowy i dane

Usługodawca utrzymuje funkcje zgodne z umową i usuwa zgłoszone usterki. Przerwy techniczne mogą wystąpić; planowane istotne przerwy będą komunikowane z wyprzedzeniem, gdy jest to możliwe. Wersja pilotażowa nie wyłącza odpowiedzialności ustawowej. Nie jest oferowana odrębna gwarancja nieprzerwanej dostępności.

Użytkownik może w każdym czasie wypowiedzieć umowę o konto i poprosić o jego usunięcie, pisząc na pomoc@projektok.pl. Samo wylogowanie nie usuwa konta. Usługodawca weryfikuje uprawnienie osoby zgłaszającej i uzgadnia zwrot lub pobranie materiałów przed usunięciem. Żądania zakończenia konta i realizacji praw dotyczących danych obsługuje również kontakt pomoc@projektok.pl. Odrębny proces nieaktywnych kont opisano poniżej; wymaga on zatwierdzenia administratora.

Zakończenie konta kończy dostęp do materiałów i niewykorzystanej puli. Rozliczenie opłaconej usługi następuje z uwzględnieniem przyczyny zakończenia, niewykonanych świadczeń oraz przysługujących praw konsumenta. Nie stosujemy automatycznego wyłączenia ustawowych roszczeń o zwrot.

Materiały są przechowywane podczas utrzymywania konta. Po jego zakończeniu są usuwane lub zwracane bez zbędnej zwłoki, z wyjątkiem danych potrzebnych do rozliczeń, obowiązków prawnych albo roszczeń. Szczegóły przetwarzania danych określa polityka prywatności. Aplikacja nie zastępuje własnej kopii oryginałów.

7a. Nieaktywne konta i bezpieczne zakończenie usługi

Zasady nieaktywnych kont dotyczą kont zarejestrowanych po wejściu tej wersji regulaminu w życie oraz dotychczasowych kont, których właściciel wyraźnie zaakceptuje zasady w panelu. Samo opublikowanie dokumentu ani zalogowanie nie oznacza takiej akceptacji. Pierwsze 90 dni liczymy najwcześniej od przyjęcia zasad. Dotychczasowych zakupionych praw nie ograniczamy wstecz.

Rzeczywista aktywność oznacza wizytę właściciela w otwartym panelu lub jego działanie, a także korzystanie przez uprawnionego klienta ze zlecenia. Samo automatyczne odświeżanie w tle, wysyłka e-maila, pobranie kalendarza przez Google lub odczyt administracyjny nie odnawiają aktywności.

Po co najmniej 90 dniach bez aktywności na adres konta wysyłamy ostrzeżenie o planowanym zakończeniu konta. Użytkownik otrzymuje minimum 30 dni na zalogowanie, pobranie materiałów lub kontakt. Drugie przypomnienie wysyłamy nie wcześniej niż po 23 dniach od pierwszego, zawsze pozostawiając co najmniej 7 dni. Opóźnienie drugiej wiadomości przesuwa termin. Nie uruchamiamy usuwania, jeśli system nie potwierdzi przyjęcia obu wiadomości przez dostawcę poczty. Przyjęcie przez dostawcę nie gwarantuje doręczenia; administrator sprawdza zgłoszenia i korespondencję przed decyzją.

Zalogowanie i rzeczywista aktywność w zleceniu anulują oczekiwanie. Aktywny opłacony okres, aktywne automatyczne odnawianie, ręcznie nadane Premium, niewykorzystane zakupione lub dodane przez administratora zlecenia oraz nierozstrzygnięte płatności wyłączają proces. Reklamacja, spór lub prośba o wydanie danych wymagają indywidualnej oceny i mogą wstrzymać usuwanie przez administratora.

Po upływie wszystkich terminów administrator indywidualnie zatwierdza zakończenie konta. Dopiero wtedy blokowany jest dostęp i nieodwracalnie usuwane są zlecenia, pliki, uwagi, briefy, cennik, marka i kalendarz. W razie błędu technicznego usuwanie jest wznawiane. Dane i dokumenty potrzebne do obowiązków prawnych, rozliczeń lub roszczeń pozostają w odrębnej, ograniczonej ewidencji przez właściwy okres. Minimalny techniczny identyfikator konta bez nazwy i pierwotnego e-maila może pozostać do zachowania spójności tej ewidencji. Osobne kopie infrastruktury wygasają zgodnie z retencją dostawcy. Aplikacja nie zastępuje własnego archiwum oryginałów.

8. Reklamacje i prawa konsumenta

Reklamacje można składać e-mailem na pomoc@projektok.pl lub pisemnie na adres usługodawcy. Warto podać konto, zamówienie, opis problemu i żądanie; brak użycia formularza nie odbiera prawa do reklamacji. Odpowiedź na reklamację konsumenta jest przekazywana na trwałym nośniku w ciągu 14 dni.

Usługodawca odpowiada za zgodność usługi cyfrowej z umową. Konsument może żądać doprowadzenia usługi do zgodności, a w przypadkach przewidzianych prawem obniżenia ceny lub odstąpienia. Prawa te przysługują niezależnie od używania aplikacji.

Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia. Żądanie rozpoczęcia świadczenia przed końcem tego terminu nie oznacza samo w sobie utraty prawa. Skutki wykonania usługi i ewentualne proporcjonalne rozliczenie podlegają ustawie o prawach konsumenta; nie stosujemy zasady „brak zwrotów po zalogowaniu”. Szczegóły i pomocnicze formularze są na stronie Reklamacje i odstąpienie.

Ochrona właściwa dla osoby fizycznej prowadzącej działalność obejmuje przypadki wskazane w przepisach, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego. Konsument może zwrócić się po pomoc do rzecznika konsumentów, UOKiK lub właściwej Inspekcji Handlowej. Udział usługodawcy w konkretnym postępowaniu pozasądowym zależy od wymaganego prawem lub odrębnego uzgodnienia; nie ogranicza to prawa do sądu.

9. Zmiany i postanowienia końcowe

Regulamin może wymagać zmiany z powodu przepisów, bezpieczeństwa albo zmian technicznych usługi. Istotna zmiana warunków trwającej umowy jest komunikowana indywidualnie na trwałym nośniku z wyprzedzeniem wymaganym przepisami, a przy zmianie usługi cyfrowej istotnie i negatywnie wpływającej na korzystanie co najmniej 30 dni wcześniej, wraz z informacją o uprawnieniach do zakończenia umowy. Pilne działania bezpieczeństwa podlegają właściwym przepisom. Samo opublikowanie nowej wersji nie zmienia automatycznie warunków już kupionego pakietu ani zgody na opłaty.

Zmiana ceny nie obejmuje opłaconego okresu ani kupionych kredytów. Zwiększenie cyklicznej opłaty wymaga odpowiedniej informacji i nowej zgody na obciążenia; bez niej kolejne odnowienia na nowych warunkach nie będą pobierane. Uprawnienia do rozwiązania umowy lub odstąpienia wynikające ze zmian usługi cyfrowej pozostają zachowane.

Stosuje się prawo polskie, z zachowaniem bezwzględnie obowiązującej ochrony konsumenta. Regulamin nie narzuca konsumentowi wyłącznej właściwości sądu siedziby usługodawcy. W razie sprzeczności z przepisami ochronnymi pierwszeństwo mają te przepisy.