Polityka prywatności

Wersja 2026-10-22-1

Informacje o danych kont, uczestników zleceń i korzystaniu z infrastruktury ProjektOK.

Dokumenty zakupu ProjektOK

Przy zakupie pakietu zbieramy dane do faktury: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres, e-mail oraz NIP przy zakupie firmowym. Dane zakupu, dokumenty księgowe i historię ich wysyłek przechowujemy przez okres wymagany przepisami dotyczącymi rozliczeń i dochodzenia roszczeń. Po podłączeniu integracji wystawianie faktur i ich wysyłkę obsługuje Fakturownia (Radgost sp. z o.o.) jako dostawca usługi fakturowej. Dotyczy to zakupu pakietów ProjektOK; dane klientów i pliki zleceń grafików nie są przekazywane do programu fakturowego. Dostęp do panelu księgowości ma wyłącznie uprawniony administrator.

1. Administrator i role

Administratorem danych dotyczących prowadzenia kont, płatności, kontaktu i bezpieczeństwa jest I.M. Iwona Romanowska, NIP 6692412123, REGON 321512987, ul. Cylkowskiego 35, 81-465 Gdynia. Kontakt: pomoc@projektok.pl.

W zakresie danych klientów umieszczanych w zleceniach w celach ustalanych przez grafika lub pracownię, to właściciel konta jest administratorem, a usługodawca ProjektOK przetwarza je na jego polecenie. Warunki takiego przetwarzania opisuje dokument Powierzenie danych. Osoba zaproszona do zlecenia może zwrócić się do grafika w sprawach swoich danych; obsługa ProjektOK pomaga ustalić właściwą drogę.

2. Jakie dane są przetwarzane

Konto: e-mail, nazwa pracowni, identyfikator, zabezpieczone skróty hasła i kodu odzyskiwania, sesje logowania, data utworzenia i ostatniej aktywności oraz zapis akceptacji regulaminu. Zlecenia: nazwy, oznaczenie i e-mail klienta, terminy, wersje, pliki, komentarze, oznaczenia na grafice, podpisy podane przez uczestników, decyzje i daty działań. Warsztat Premium: pytania i wersje odpowiedzi briefu, dołączone materiały, etapy, pliki końcowe, stan udostępnienia oraz ustawienia i historia przypomnień. Marka pracowni: nazwa, logo, kolor przewodni, opis i kontakt, ustawienie podpisu oraz kolor lub plik tła przestrzeni klienta. Cennik i wyceny: nazwy i opisy usług, ceny, ilości, rabaty, zaliczki, warunki i zapisane wersje ofert oraz podpis, uwagi i data decyzji klienta. Udostępniony cennik zawiera wybrane usługi i nazwę pracowni; dostęp do niego ma każda osoba posiadająca aktywny link, bez kodu e-mail. Kalendarz prywatny: tytuły, notatki, daty i godziny wpisów, rodzaj wpisu, powiązanie ze zleceniem, ustawienia przypomnienia i stan wykonania.

Rozliczenia: wybrany pakiet, cena, status i identyfikatory zamówienia oraz płatności, okres abonamentu i zgody dotyczące zakupu. Przy płatnościach cyklicznych przechowywany jest zaszyfrowany identyfikator karty nadany przez PayU; nie pełny numer karty ani CVV. Upoważniona właścicielka usługi korzysta z zabezpieczonego panelu, który pokazuje dane kont, zagregowaną aktywność, wykorzystanie limitów i rozliczenia potrzebne do obsługi ProjektOK; panel nie wyświetla haseł ani kodów odzyskiwania.

Dane techniczne: informacje niezbędne do obsługi połączenia, bezpieczeństwa i diagnostyki, np. adres IP oraz czas i adres żądania. Ograniczanie liczby prób w aplikacji wykorzystuje skrót identyfikatora IP. Dostawcy hostingu mogą prowadzić odrębne logi operacyjne. Korespondencja obejmuje dane, które dobrowolnie podasz w zgłoszeniu. Potwierdzenie e-maila konta, zmiana hasła i dostęp klienta wykorzystują skróty jednorazowych kodów, cel operacji, termin ważności i liczbę prób. Dla dostępu klienta zapisujemy także powiązanie sesji z linkiem zlecenia i przypisanym adresem e-mail. Nie zapisujemy jawnych kodów w bazie aplikacji.

Powiadomienia w panelu zapisują zlecenie, rodzaj i czas ostatniej odpowiedzi oraz licznik zmian i stan ich przeczytania. Nie oznaczamy odpowiedzi jako przeczytanej przez samo wyświetlenie listy. Zapisujemy także datę archiwizacji, status zakończenia zlecenia oraz datę zamknięcia podpowiedzi na start. Dane służą prowadzeniu konta i organizacji pracy; są usuwane razem ze zleceniem lub kontem zgodnie z zasadami retencji.

3. Cele i podstawy

Prowadzenie konta i realizacja zakupionej usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Rozliczenia oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obsługa reklamacji: wykonanie umowy i obowiązki prawne, zależnie od zgłoszenia.

Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, zwykła korespondencja oraz ustalenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes ochrony usługi i praw usługodawcy. Podanie e-maila i danych konta jest konieczne do rejestracji. Podpis uczestnika jest potrzebny do zapisania jego uwagi lub decyzji. Nie trzeba dodawać innych danych niż niezbędne.

Akceptacja regulaminu nie jest zgodą marketingową. Nowości, porady i oferty ProjektOK wysyłamy wyłącznie osobom, które wyraziły odrębną, dobrowolną zgodę. Podstawą przetwarzania w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać przez link rezygnacji w wiadomości lub kontakt na pomoc@projektok.pl, bez utraty dostępu do usługi. Rezygnacja nie wyłącza wiadomości niezbędnych do obsługi konta i zleceń. Nie stosujemy reklamowego profilowania ani automatycznych decyzji o skutkach prawnych. Dane zleceń nie są przez funkcje aplikacji wysyłane do modelu AI w celu generowania lub analizy grafiki.

3a. Wiadomości i dostawca wysyłki

Wysyłkę wiadomości aplikacji oraz wiadomości marketingowych obsługuje Brevo (Sendinblue SAS). Dostawca otrzymuje adres odbiorcy, treść wiadomości i dane techniczne potrzebne do wysyłki. Informacje dostawcy: https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/. Odpowiedzi na wiadomości dotyczące zlecenia trafiają na adres grafika prowadzącego zlecenie. Pomoc, błędy, pomysły i sprawy konta obsługujemy pod adresem pomoc@projektok.pl, będącym aliasem skrzynki obsługiwanej przez home.pl. Zgłoszenie z formularza w panelu zapisujemy w panelu obsługi i przesyłamy na adres pomocy wraz z treścią, rodzajem zgłoszenia oraz nazwą i adresem konta zgłaszającego.

Panel właścicielki zapisuje szkice, grupę odbiorców, datę rozpoczęcia wysyłki i wynik przyjęcia wiadomości przez Brevo. Lista marketingowa obejmuje konta ze zgodą; grupa może być wybrana według posiadania opłaconego zakupu albo wskazana ręcznie. Aplikacja sprawdza zgodę również przed wysłaniem każdej wiadomości. Własne statystyki nie mierzą otwarć ani kliknięć w e-mailach; konfiguracja dostawcy może obejmować odrębne dane techniczne.

Dane listy marketingowej wykorzystujemy do czasu wycofania zgody lub zakończenia konta. Zapis zgody, jej wycofania oraz historię korespondencji możemy zachować w zakresie niezbędnym do wykazania podstaw wysyłki, realizacji rezygnacji i obrony przed roszczeniami, do upływu właściwych terminów przedawnienia.

Dla podsumowań odpowiedzi klienta przechowujemy preferencję właściciela, liczniki zmian, termin planowanej wysyłki i identyfikator pozwalający odwołać wcześniejszą wiadomość u dostawcy. Dostawca poczty otrzymuje zaplanowaną treść i jej aktualizacje. Podsumowania służą wykonaniu usługi i nie są marketingiem. Kolejne zmiany w oknie 15 minut zastępują wcześniejszą zaplanowaną wiadomość.

4. Dostawcy i dostęp do materiałów

Do utrzymania i zabezpieczenia ProjektOK korzystamy z usług OpenAI Ireland Ltd oraz Cloudflare, Inc. Dostawcy zapewniają infrastrukturę aplikacji, bazę danych i bezpieczne przechowywanie plików, przetwarzając dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług. Projekty i komentarze nie są przekazywane do modelu AI ani wykorzystywane przez ProjektOK do trenowania modeli.

Niektóre operacje techniczne mogą odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach dostawcy stosują mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzję o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne. Szczegółowe informacje o dostawcach i zabezpieczeniach transferu można uzyskać, pisząc na pomoc@projektok.pl.

home.pl obsługuje rejestrację domeny projektok.pl oraz działającą skrzynkę pocztową pomoc@projektok.pl, wykorzystywaną do kontaktu i obsługi zgłoszeń. Korespondencja i zawarte w niej dane są przechowywane w ramach usługi pocztowej home.pl. Po uruchomieniu płatności PayU S.A. otrzymuje dane niezbędne do ich realizacji, m.in. e-mail kupującego, identyfikator zamówienia, kwotę i dane techniczne, i działa w tym zakresie zgodnie z własnymi zasadami prywatności: https://poland.payu.com/prywatnosc/. Gdy zakupy są wyłączone, aplikacja nie rozpoczyna płatności ani nie przekazuje nowych zamówień do PayU.

Prywatne wpisy kalendarza są dostępne wyłącznie po zalogowaniu na konto ich właściciela. Klient nie ma do nich dostępu przez link zlecenia. Zlecenie widzi właściciel konta oraz osoba posiadająca aktywny prywatny link do udostępnionych sekcji zlecenia. Klient otrzymuje go na adres przypisany przez grafika do zlecenia; nie wpisuje dodatkowego kodu. Link należy chronić i przekazywać wyłącznie osobom uczestniczącym w zleceniu. Dostęp obsługi i dostawców infrastruktury ograniczamy do potrzeb utrzymania usługi, pomocy technicznej oraz obowiązków prawnych. Projektów nie udostępniamy innym kontom w celach promocyjnych.

5. Czas przechowywania

Konto i materiały są przechowywane przez czas utrzymywania konta i realizacji usługi. Samo wygaśnięcie abonamentu nie usuwa plików. Zakończenie konta można zgłosić obsłudze; odrębnie stosujemy opisany w regulaminie proces nieaktywności: 90 dni, powiadomienie i minimum 30 dni na powrót, ponowne powiadomienie minimum 7 dni wcześniej, a następnie indywidualne zatwierdzenie przez administratora. Dla dotychczasowych kont okres zaczyna się najwcześniej od jawnej akceptacji zasad. Po zakończeniu usługi dane zbędne do dalszych celów są usuwane lub zwracane bez zbędnej zwłoki.

Dokumenty rozliczeniowe są przechowywane przez wymagany przepisami okres, zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane dotyczące roszczeń i akceptacji warunków mogą być zachowane do upływu właściwego terminu przedawnienia, zależnie od rodzaju sprawy; nie oznacza to zachowania wszystkich plików projektu na ten okres.

Cookie i sesja logowania wygasają po 7 dniach lub są unieważniane wcześniej. Wygasłe wpisy sesji i limitowania prób są porządkowane podczas korzystania z funkcji logowania i ograniczania prób. Logi i kopie techniczne dostawcy podlegają jego zasadom retencji; usunięcie danych roboczych nie oznacza natychmiastowego zniknięcia ze wszystkich rotujących kopii infrastruktury. Informacje o konkretnym żądaniu usunięcia przekazuje obsługa.

Dla obsługi procesu nieaktywności zapisujemy datę rzeczywistej aktywności, wyraźną akceptację zasad, etap, terminy i wynik powiadomień, wstrzymanie oraz decyzję administratora. Podstawą działań dotyczących utrzymywania i zakończenia konta jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); minimalna ewidencja bezpieczeństwa i wykazania przebiegu procesu opiera się na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f). E-maile o koncie są transakcyjne, niezależne od zgody marketingowej. Bieżące dzienniki uruchomień automatyzacji przechowujemy do 180 dni. Po usunięciu materiały i dane kontaktowe są usuwane z ewidencji roboczej; dane identyfikujące osobę dla rozliczeń zachowujemy odrębnie wyłącznie wtedy, gdy są konieczne do udokumentowania zakupów.

6. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych, gdy spełnione są warunki ustawowe. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.

Żądanie prześlij na pomoc@projektok.pl. Dla ochrony danych możemy poprosić o proporcjonalną weryfikację uprawnienia; nie przesyłaj hasła, pełnego numeru karty ani kodu odzyskiwania. Odpowiadamy w terminach RODO, zasadniczo w ciągu miesiąca. W sprawach materiałów przetwarzanych na polecenie pracowni pomagamy administratorowi zlecenia w realizacji żądania.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje i dane kontaktowe: https://uodo.gov.pl. Usunięcie danych nie zawsze obejmuje informacje, których dalsze zachowanie nakazuje prawo lub wymaga obrona roszczeń.

6a. Zbiorcze statystyki strony

Serwer zlicza odsłony publicznych stron, kategorie źródeł wejść (np. Facebook, Instagram, wyszukiwarka lub wejście bez rozpoznanego źródła) oraz udane logowania. W tabelach statystyk zapisywane są wyłącznie dzień, kategoria strony lub zdarzenia, kategoria źródła i licznik. Nie przechowujemy w nich adresów IP, identyfikatorów użytkowników, adresów e-mail, pełnych odsyłaczy ani treści projektów. Pomiar nie korzysta z cookies analitycznych ani identyfikatorów urządzeń. Dane zbiorcze są przechowywane do 180 dni i dostępne wyłącznie właścicielce usługi. Odsłony nie oznaczają liczby unikalnych osób; znane roboty są pomijane, lecz filtrowanie nie jest pełne.

7. Cookies i zmiany

Opis cookie logowania i technologii przeglądarki znajduje się w dokumencie Cookies. Obecna implementacja aplikacji nie dodaje Google Analytics, Meta Pixel ani reklamowych cookies. Zmiany wymagające zgody będą wdrażane po udostępnieniu właściwego wyboru.

Polityka opisuje aktualną wersję usługi. Istotne zmiany dotyczące danych są komunikowane przed ich zastosowaniem, odpowiednio do ich znaczenia i wymaganych przepisów. Wersja: 17 października 2026 r.